PRIVACY POLICY
Dit is de Privacy Policy van Tsuna B.V. (hierna te noemen “Tsuna”, “WIJ”, “ONS” of “ONZE”), een onderneming met adres Dorpsstraat 12, te Valkenswaard. Tsuna is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96959398. Deze Privacy Policy legt uit hoe wij gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen in relatie tot onze dienstverlening. Wij verzamelen deze gegevens wanneer u gebruikt maakt van onze diensten. Wij verwerken persoonsgegevens op een manier die in overeenstemming is met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de “AVG”), de op de AVG gebaseerde uitvoeringswetgeving en de andere op dit moment geldende privacywetgeving.
Onze Privacy Policy is van toepassing op iedereen die gebruik maakt van onze diensten. Door gebruik te maken van onze diensten, begrijpt u en gaat u akkoord met het verzamelen en gebruiken van informatie in overeenstemming met dit privacy beleid.
Wat voor gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen persoonsgegevens die u ons verstrekt. Hierbij kunt u denken aan de volgende gegevens:
- Account- en contactgegevens (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer) en betaalgegevens (indien van toepassing).
- Inlog- en sessiegegevens (zoals sessie-id, rol, pakket en praktijk) en beveiligingsgegevens (zoals authenticatiecookies) die nodig zijn om veilige toegang te bieden.
- Technische gegevens voor beveiliging en logging (zoals IP-adres, gebruikersagent/browsertype en apparaatinformatie).
- Gebruiks- en kwaliteitsgegevens over het gebruik van de software (zoals tijdstippen van starten/stoppen, (in)activiteit/idle-tijd, en foutmeldingen), voor ondersteuning en verbetering.
Spraakherkenning / samenvatting (optioneel)
- Audio-opnamen van het gesprek (alleen wanneer u de opnamefunctie start).
- Transcripties en door u gegenereerde samenvattingen/consultnotities (bijv. SOEP), die (bijzondere) persoonsgegevens en gezondheidsgegevens van de patiënt kunnen bevatten.
- Instellingen/voorkeuren in de browser (bijv. drempelwaarden/voorkeuren) voor functionaliteit.
Wij slaan spraakherkennings-/samenvattingsgegevens alleen op als de gebruiker ervoor kiest om een consult op te slaan. In dat geval worden de transcriptie en consultnotitie versleuteld opgeslagen. Consulten die niet door de gebruiker worden opgeslagen, worden niet blijvend opgeslagen.
Pushmeldingen (optioneel)
- Indien u pushmeldingen inschakelt: een push-subscriptie (technische gegevens zoals endpoint en sleutels) die nodig is om meldingen te bezorgen.
Chrome-extensie (side panel)
- De extensie toont het Tsuna-dashboard in een Chrome zijpaneel (side panel), zodat u naast uw actieve tab kunt werken zonder te wisselen van venster.
- De extensie vraagt geen toegang tot uw browsegeschiedenis en leest/verzamelt geen inhoud uit websites van derden (zoals patiëntdata). Voor auto-insert wordt alleen gekeken of de juiste invoervelden aanwezig zijn.
- Voor de optionele functie auto-insert kan de extensie op specifiek toegestane HIS/EPD-domeinen een content script gebruiken om door u gegenereerde tekst (bijv. SOEP) in daarvoor bestemde invoervelden te plaatsen. Dit gebeurt alleen na een gebruikersactie (of direct na generatie in de Tsuna UI) en met duidelijke feedback.
- De extensie slaat geen patiëntgegevens of inhoud uit het HIS/EPD op in de extensie zelf. Eventuele opslag in de extensie is beperkt tot technische instellingen/voorkeuren (bijv. configuratie voor ontwikkeling) en bevat geen consultinhoud.
Wij verzamelen gegevens die via onze websites verzameld worden. Zie hiervoor ook de privacy policy voor onze website.
Doeleinden verwerking gegevens
Door het gebruik van onze diensten laat u bepaalde gegevens bij ons achter, bijvoorbeeld door het aanmaken van een account. Tsuna verzamelt en verwerkt deze gegevens om onze diensten toegankelijk te maken, om veilige toegang tot het systeem te bieden, ondersteuning te verlenen en de werking van de software te verbeteren. Wij verzamelen tevens informatie over uw apparaat en verbinding (zoals IP-adres en browsertype), onder meer voor beveiliging, misbruikdetectie en loggingdoeleinden.
Alle informatie die wij verzamelen gebruiken wij om: het ondersteunen van de communicatie en samenwerking tussen patiënten en huisartsenpraktijken. Voor patiënten betekent dit dat wij gegevens verwerken om triage mogelijk te maken, consulten voor te bereiden, en medische klachten op een gestructureerde manier door te geven aan de zorgverlener. Voor gebruikers binnen de huisartsenpraktijk betekent dit dat wij beperkte persoonsgegevens verwerken (zoals inloggegevens en gebruiksdata) om veilige toegang tot het systeem te bieden, ondersteuning te verlenen en de werking van de software te verbeteren. In alle gevallen worden gegevens uitsluitend verwerkt binnen het kader van administratieve ondersteuning van het zorgproces, en niet voor geautomatiseerde medische besluitvorming. De privacy van alle betrokkenen staat hierbij centraal.
Hoe wordt deze informatie gedeeld?
Wij zullen uw (persoons)gegevens niet verhuren of verkopen aan derden, tenzij u daarvoor toestemming geeft of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Voor het leveren van onze diensten kunnen wij wel gebruikmaken van door ons ingeschakelde verwerkers (dienstverleners) die namens ons (persoons)gegevens verwerken, bijvoorbeeld:
- AI-dienstverlening voor transcriptie en tekstgeneratie (zoals OpenAI) wanneer u deze functionaliteit gebruikt.
- Encryptie-/sleutelbeheer (zoals Google Cloud KMS) voor het versleuteld opslaan van consultgegevens, transcripties en berichten.
- Pushdiensten van browser/platformleveranciers om pushmeldingen te bezorgen (alleen als u pushmeldingen inschakelt).
Met deze partijen maken wij passende afspraken (zoals verwerkersovereenkomsten) en treffen wij passende maatregelen om uw gegevens te beschermen.
Wettelijk verzoek en voorkoming schade
Op grond van een wettelijk verzoek zijn wij gerechtigd om toegang te krijgen tot uw informatie en dit te bewaren en/of te delen in antwoord op een wettelijk verzoek (zoals een huiszoekingsbevel, gerechtelijk bevel of een dagvaarding). Wij zijn ook gerechtigd om uw informatie te bewaren en/of te delen wanneer wij geloven dat dit noodzakelijk is voor het opsporen, voorkomen en aankaarten van fraude of andere illegale activiteiten en om ons, u en anderen te beschermen. Informatie die wij ontvangen over u kan worden geopend, bewerkt en bewaard voor een langere periode wanneer dit noodzakelijk is vanwege een juridisch verzoek of verplichting, een onderzoek met betrekking tot onze voorwaarden, beleid of om anderszins schade te voorkomen.
Gebruik van spraakherkenning en kunstmatige intelligentie (AI)
Bij sommige consulten biedt de huisarts de mogelijkheid om het gesprek automatisch te laten transcriberen en samenvatten met behulp van kunstmatige intelligentie (AI). Dit gebeurt uitsluitend met de patiënt zijn/haar expliciete toestemming. Zonder deze toestemming wordt geen opname gemaakt.
Technisch werkt dit als volgt: de audio wordt in de browser opgenomen en in (korte) fragmenten naar onze server verstuurd om te laten transcriberen. Voor transcriptie maken wij gebruik van een AI-dienstverlener. De audio wordt alleen tijdelijk opgeslagen voor de verwerking en daarna verwijderd.
De transcriptie en de gegenereerde samenvatting/consultnotitie (bijv. SOEP) worden alleen opgeslagen wanneer de gebruiker een consult opslaat. Als deze gegevens worden opgeslagen, worden zij versleuteld opgeslagen (met sleutels beheerd via een sleutelbeheerdienst) en zijn zij uitsluitend toegankelijk voor bevoegde gebruikers binnen de huisartsenpraktijk. Deze gegevens kunnen (bijzondere) gezondheidsgegevens en andere persoonsgegevens van de patiënt bevatten, afhankelijk van de inhoud van het gesprek en de door de gebruiker ingevoerde context.
Wij gebruiken de inhoud van transcripties en samenvattingen niet voor advertentiedoeleinden. Wij gebruiken deze gegevens niet om AI-modellen te trainen, tenzij u ons daarvoor uitdrukkelijk en afzonderlijk toestemming geeft en wij de gegevens vooraf afdoende anonimiseren.
Indien u feedback geeft op een consult, kunnen de door u meegestuurde transcriptie en (aangepaste) consultnotitie worden verwerkt om onze dienstverlening te evalueren en te verbeteren.
Deze verwerking vindt plaats conform de geldende wet- en regelgeving, waaronder de AVG, en is gericht op administratieve ondersteuning van het (zorg)proces.
Beveiliging en veiligheid
Tsuna heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beveiligen tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Bewaartermijn
In overeenstemming met de AVG en de overige relevante wetgeving, bewaart Tsuna persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij verzameld of verwerkt worden.
Spraakherkennings-/samenvattingsgegevens die door de gebruiker zijn opgeslagen, worden verwijderd na een retentieperiode van 2 dagen na afhandeling. Consulten die niet door de gebruiker worden opgeslagen, worden niet blijvend opgeslagen.
Indien u feedback geeft op een consult, kan Tsuna de bij de feedback meegestuurde gegevens bewaren zolang als nodig is voor het doel van kwaliteitsverbetering en verantwoording. Indien u meer informatie wil over hoe lang uw specifieke persoonsgegevens bewaard blijven, kunt u contact opnemen met info@tsuna.nl.
Recht op inzage, correcties, recht op bezwaar en recht op dataportabiliteit
Wanneer u inzage wilt in uw persoonsgegevens, uw gegevens wilt wijzigingen of verwijderen of als u uw persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk wilt laten overdragen aan u of aan een derde, kunt u contact opnemen met Tsuna door een e-mail te sturen naar info@tsuna.nl of een brief sturen aan:
Tsuna B.V.
Dorpsstraat 12
5556VL, Valkenswaard
Indien u bezwaar heeft op de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Tsuna kan van tijd tot tijd deze Privacy Policy aanpassen of updaten. U wordt daarom geadviseerd om deze Privacy Policy regelmatig te raadplegen. Aanpassingen van deze Privacy Policy treden in werking op het moment dat deze zijn gepubliceerd op onze website.
Contact
Wanneer u vragen heeft over deze Privacy Policy, kunt u contact opnemen met Tsuna door een e-mail te sturen naar info@tsuna.nl.